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帰社後に発生する報告書作成の負担をなくしたい。

少人数でも物件ごとの細かな清掃業務を効率よく進められる体制はありましたが、
作業報告書の作成は現場終了後に事務所へ戻ってから行っていました。
そのため、報告書作成のためだけに帰社が必要となり、現場後の事務作業に負担を感じていました。

現場だけでなく、事務・経理まで含めた業務全体を整理。

経営層だけでなく、実際に現場で作業される方にも打ち合わせへ参加いただき、現場での使い方や要望を丁寧に確認しました。
ITツールやタブレット操作への慣れにも配慮しながら、実際の運用に合わせて検証と改善を重ね、段階的に現場へ定着できる形を目指しました。
また、デジタル化することで、報告書を情報資産として活用できるようになり、事務関係まで業務整理範囲に含まれました。

入力負担を抑えながら、報告データを後工程でも活用できる設計へ。

単に紙の報告書をデジタル化するのではなく、現場の負担を抑えながら、収集したデータを活かすため、
報告データを使用した将来的な業務改善分析、請求管理への活用まで見据えて要件を整理しました。
現場業務の流れを確認し、作業直後にその場で報告できる運用へ切り替えられるよう、無理のない仕組みづくりを重視しました。

報告・実績・請求・作業配置を一つのデータでつなぐ。

1. 現場報告
2. 実績管理
3. 請求管理
4. スケジュール活用

iPadから清掃報告書を作成・提出できるWebシステムを開発しました。
報告書の内容をもとに実績データを生成し、請求管理の効率化につなげる管理機能も整備しています。
さらに、蓄積された作業データを活用し、作業場所ごとの移動距離を考慮した自動スケジューリング機能や、
理想的なスケジュールと現状スケジュールを比較できるAI分析機能を実装しました。

帰社後に行っていた報告業務を、現場で完結できる運用へ。

導入後も、実際の現場運用に合わせて継続的に検証・改善。

導入後も、現場での利用状況を確認しながら継続的に検証と改善を行いました。
操作に関する不明点への対応や、実際の運用に合わせた調整を重ねることで、現場に定着しやすい仕組みとして運用を支援しました。

社内DXの進め方と、システム化の優先順位を整理するところから始まりました。

社内のDX化を進めたいという思いはあったものの、どの業務から着手すべきか、
どのように段階的に進めていくべきかを整理しなければならない状況でした。
まずは経営層で描いている将来構想を明確にし、会社全体として目指す姿を踏まえながら、
システム化の優先順位や進め方を検討する必要がありました。

経営層の将来構想と、現場担当者の実運用をあわせて整理しました。

はじめに経営層の方と将来構想を共有し、システム化の対象となる業務範囲を明確にしました。
その後、実際の運用に関わる現場担当者の方にも参加いただき、毎月の打ち合わせを通じて業務内容を整理しました。
開発中の画面や機能を確認いただきながら、フィードバックを反映して段階的に改善を進めました。

会社全体の将来像を見据え、まず着手すべき領域を定めました。

個別業務のシステム化にとどまらず、会社全体の将来像を見据えて、優先して着手すべき領域を整理しました。
まずは報告書管理と作業請求管理を対象とし、
現場で無理なく運用できることを重視して要件を定めました。日々の業務効率化だけでなく、
将来的な集計・分析や経営判断にも活用できる形を意識して設計しました。

報告書管理と作業請求管理を、検索・予定表・請求書発行までつながる形で開発しました。

1. 報告書管理
2. 履歴検索
3. 予定表作成
4. 請求書発行

空気環境測定報告書をWeb上で管理・検索できるシステムを開発しました。報告書の履歴管理や検索機能に加え、
測定結果を分かりやすく確認できるグラフ表示にも対応しています。あわせて、年間予定作業と臨時作業を登録し、
顧客向け予定表や請求書発行まで連動できる作業請求管理システムを開発しました。

紙・Excel中心の管理から、Web上で検索・予定・請求まで確認できる運用へ変えました。

実際の利用状況を確認しながら、運用に合わせた改善を継続しました。

運用に関わる担当者の方と継続的に打ち合わせを行い、実際の利用状況を確認しながら改善を進めました。
開発中のデモ確認やフィードバック対応を重ね、現場の運用に合わせた調整を行いました。
導入後も、運用上の気づきや改善相談に対応しながら、継続的な支援を行っています。

Excelでの都度計算と、価格調整項目の更新に伴う見積もり対応の負担が課題でした。

見積金額について、入力内容や選択条件ごとの計算表をExcelで管理し、担当者が都度入力して算出していました。
市況や取引条件に応じて価格調整項目が定期的に変動するため、顧客へExcelを配布して利用してもらう運用は難しく、
社内で見積もり対応を行う負担も課題となっていました。

2週間ごとのWeb打ち合わせとデモ確認で、短いサイクルの確認と改善を進めました。

開発する仕組みの方向性が比較的明確だったため、2週間に1回程度のWeb打ち合わせを行い、短いサイクルで確認と改善を進めました。
機能ごとにデモを実施し、フィードバックを反映しながら進めることで、認識のずれを抑えた開発を行いました。

顧客自身が概算見積もりを確認でき、変動する価格条件を計算へ反映しやすい運用を重視しました。

社内担当者だけが見積もり対応を行うのではなく、顧客自身が必要なタイミングで
概算見積もりを確認できる仕組みへの切り替えを重視しました。また、市況や取引条件に応じて変動する価格調整項目をデータ管理し、
最新の条件を価格計算へ反映しやすい運用となるよう要件を整理しました。

見積条件の入力から条件別の概算見積もり、価格調整項目のデータ更新までをWeb上で扱えるようにしました。

1. 見積条件入力
2. 条件別見積もり
3. 価格調整項目管理
4. 価格計算への反映

顧客が必要な見積条件を入力することで、入力内容や選択条件に応じた概算見積もりをWeb上で確認できるシステムを開発しました。
あわせて、市況や取引条件に応じて変動する価格調整項目をマスター機能から更新し、価格計算へ即時反映できる仕組みを実装しました。

担当者によるExcel入力・更新から、顧客自身がWeb上で概算見積もりを確認できる運用へ変えました。

開発中の定期打ち合わせとデモを通じて、実際の運用に合わせた調整を行いました。

開発中は2週間ごとの打ち合わせとデモを通じて、利用イメージを確認しながら改善を重ねました。
フィードバックを短いサイクルで反映することで、実際の運用に合わせた調整を行いました。